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IPI – der universelle Zahlungsbeleg
Das Erscheinungsbild ist für alle teilnehmenden Länder verbindlich vorgeschrieben. Diese standardisierte Form ermöglicht gemeinsam mit dem Einsatz der IBAN eine automatisierte Belegverarbeitung im Zahlungsverkehr.
Der IPI-Standard besteht aus zwei Elementen:
- aus dem standardisiertem Zahlungsbeleg, dem IPI-Beleg,
- aus den standardisierten Meldungsstrukturen auf dem IPI-Beleg für die elektronische Weiterleitung der Zahlungsdaten.
Merkmale und Aufbau des IPI-Beleges
Der IPI-Beleg ist ein Multifunktions- und Mulitwährungsbeleg, der ähnlich einem Zahlscheinvordruck die Abwicklung für Kunden und Finanzinstitute vereinfachen und beschleunigen soll. Damit ist der IPI-Beleg eine wichtige Voraussetzung für die vollautomatische Verarbeitung (Straight-Trough-Processing). Er wird in der Regel vom Zahlungsempfänger bzw. Rechnungsaussteller mit allen zahlungsrelevanten Daten individualisiert und der Rechnung beigelegt.
Der IPI-Beleg weist folgende, standardisierte Merkmale auf:
- Der Beleg hat das Format 1/3 DIN A 4 (210mm x 99 mm).
- Der Vordruck ist zwingend in Englisch. Eine zweite Sprache, zum Beispiel die Landessprache Deutsch, ist zugelassen.
Der IPI-Beleg ist in sieben Zonen gegliedert:
- Daten des Auftraggebers (Zahlungspflichtiger)
- Daten des Begünstigten (Rechnungsaussteller)
- Zahlungsdaten
- Unterschrift und Datum
- Belegreferenzen
- Zone für 2D-Barcode (offizieller Name: PDF417, besteht aus 12 Zeilen mit max. 35 Zeichen)
- Fußzeile
- Der Beleg kann sowohl als Einzahlungsschein wie auch als Zahlungsauftrag verwendet werden.
Die Beleggeometrie ist für alle Rechnungsaussteller verbindlich. Sie erlaubt die zahlungsrelevanten Daten durch einen Scanner vollautomatisch einzulesen und elektronisch weiter zu verarbeiten. Der aufgedruckte 2D-Barcode erleichtert die automatische Datenerfassung und stellt gleichzeitig ein Sicherheitskriterium dar. Der IPI-Beleg darf auf der Vorderseite keine zusätzlichen, über die vorgeschriebenen Merkmale hinausgehende, Angaben enthalten. Die Rückseite darf nicht beschrieben oder bedruckt werden.
Der IPI-Beleg ist in drei Druckvarianten in den EU-Mitgliedsstaaten zugelassen:
- Blindfarbenversion
- Laserdruckversion (schwarz/weiß)
- Graudruck (Drop-out-Farbe)
Der IPI-Beleg darf nur aus weißem, nicht reflektierendem, unbeschichtetem und für die optische Zeichenerkennung geeignetem Papier (90g/m2) hergestellt werden. Der IPI-Beleg kann vom Begünstigten/Rechnungsaussteller entweder als Rohling selbst mit den Zahlungsdaten bedruckt werden, vom Zahlungspflichtigen ausgefüllt werden oder es kommt eine Mischversion eines IPI-Rohlings zur Anwendung.
Der IPI-Beleg allein reicht allerdings nicht aus, um die automatische Abwicklung einer Auslandszahlung zu gewährleisten. Erst in Verbindung und unter Angabe der IBAN kann der IPI-Beleg automatisch und ohne manuelle Eingriffe verarbeitet werden.
Vorteile des IPI-Beleges
Die Vorteile des IPI-Beleges liegen vor allem in der europaweiten Vereinheitlichung des Formulars und der automatischen Verarbeitung. Außerdem sind anzumerken:
- die zweifelsfreie Zahlungsanweisung und Eindeutigkeit der Angaben,
- daraus resultierend eine geringere Fehlerquote,
- die Beschleunigung des Zahlungseingangs und
- ein verbesserter Service für den Zahlungspflichtigen.
Im Rahmen der SEPA-Einführung ist der IPI-Beleg in Deutschland in den Hintergrund gerückt. Die SEPA-Lastschrift wird die Funktion des IPI-Belegs übernehmen.